Como montar um plano de contas para o seu negócio

Publicado em 24 de maio de 2024

Ter as contas da empresa na palma mão, de forma organizada e com os registros das transações financeiras, é um dos passos fundamentais para o empreendedor se estruturar e planejar o futuro – principalmente se o objetivo for solicitar crédito.

"Para pequenas empresas, ter um plano de contas bem estruturado é essencial para uma gestão contábil eficiente e para tomar decisões financeiras informadas. O primeiro passo é identificar as contas principais que serão utilizadas para registrar as transações financeiras da empresa. Isso inclui contas de ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e despesas e os investimentos", afirma Giovanni Beviláqua, coordenador de acesso a crédito e investimentos do Sebrae.

Para estruturar o plano é importante dividir cada uma dessas contas por categorias, como caixinhas nas quais o empreendedor inclui as informações. Por exemplo:

Ativos:
- Ativo Circulante: Caixa e Equivalentes de Caixa/Contas a Receber/Estoques;
- Ativo Não Circulante: Investimentos/Imobilizado/Intangível;

O empreendedor deve utilizar nomes claros e padronizados para nomear as contas. Isso facilitará a compreensão e a análise das informações contábeis. Um aspecto muito importante é que o plano de contas deve ser flexível o suficiente para acomodar as necessidades específicas da empresa, permitindo a inclusão de novas contas conforme necessário e ajustes para refletir mudanças nos negócios.

ZO plano de contas é a base para a geração de relatórios financeiros como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa. O dono do pequeno negócio deve utilizar o plano de contas para classificar e consolidar as informações necessárias para esses relatórios", diz Beviláqua.

O coordenador do Sebrae também sugere que seja feita uma análise regularmente nas informações contábeis para avaliar a saúde financeira da empresa, identificar tendências, tomar decisões estratégicas e planejar o futuro.

Veja 4 dicas para uma boa utilização do plano de contas:

Mantenha o plano de contas atualizado e revisado regularmente para garantir sua relevância e precisão.
Capacite os funcionários responsáveis pela contabilidade para entenderem e utilizarem corretamente o plano de contas.
Utilize software de contabilidade adequado para facilitar o registro de transações e a geração de relatórios com base no plano de contas
Use a mesma estrutura do plano de contas para montar o fluxo de caixa para sua gestão financeira. Assim você pode manter a mesma estrutura lógica e de organização dos dados.

Saiba mais sobre o plano de contas:

O ativo é tudo o que a empresa possui e que tem valor econômico. Isso inclui recursos como dinheiro em caixa, contas a receber de clientes, estoques de mercadorias, equipamentos e veículos, e recursos intangíveis, como marcas registradas e patentes. Em resumo, o ativo representa os bens e direitos da empresa.
O passivo representa as obrigações financeiras da empresa, ou seja, tudo o que a empresa deve a terceiros. Isso inclui dívidas com fornecedores, empréstimos bancários, impostos a pagar, salários e benefícios dos funcionários que ainda não foram pagos, entre outros. O passivo mostra como a empresa financiou seus ativos, seja por meio de empréstimos ou financiamentos.
O patrimônio Líquido, também chamado de capital próprio ou capital social, é a diferença entre os ativos e os passivos de uma empresa. Em outras palavras, é o valor que os proprietários da empresa têm na organização após a quitação de todas as suas obrigações. O patrimônio líquido inclui o capital inicial investido pelos proprietários, mais os lucros acumulados ao longo do tempo, menos os prejuízos acumulados.
As receitas são os valores que a empresa obtém com a venda de seus produtos ou serviços. Elas representam a entrada de dinheiro ou de outros ativos para a empresa, resultante de suas atividades operacionais. As receitas são fundamentais para o funcionamento e o crescimento do negócio, pois geram recursos para cobrir custos, despesas e investimentos.
As despesas são os gastos necessários para manter as operações da empresa e gerar receita. Elas incluem custos com salários e benefícios dos funcionários, aluguel de instalações, pagamento de fornecedores, despesas de marketing e vendas, entre outros. As despesas reduzem o lucro líquido da empresa e são essenciais para calcular o resultado final das atividades comerciais.
Os investimentos representam os recursos financeiros aplicados pela empresa em ativos de longo prazo, com o objetivo de gerar retorno financeiro no futuro. Isso pode incluir a compra de máquinas, aquisição de imóveis ou participação em projetos de expansão etc. Os investimentos visam aumentar o patrimônio da empresa e contribuir para seu crescimento sustentável.

Fonte: Revista PEGN

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